Portail Chorus Pro - Déposer une facture

Facturer une collectivité publique nécessite de passer par Chorus Pro, la plateforme gouvernementale de facturation électronique. Ce guide détaillé vous accompagne pas à pas dans le processus, de la création de compte au dépôt de facture, avec des solutions d'automatisation pour gagner un temps précieux.

Chorus Pro : La Plateforme Obligatoire de Facturation Publique

Depuis 2020, l'utilisation de Chorus Pro est obligatoire pour toute entreprise qui souhaite facturer un organisme public en France : collectivités territoriales, ministères, établissements publics, hôpitaux, universités...

Cette plateforme centralisée assure :

• La traçabilité complète des transactions via le Mandat Administratif
• La conformité avec les obligations réglementaires
• La sécurisation des échanges entre fournisseurs et structures publiques

Sans compte actif sur Chorus Pro, il est impossible de facturer une entité publique.

Les 5 Étapes de la Facturation Publique

1. Élaboration et Transmission du Devis

Comme pour toute prestation commerciale, commencez par établir un devis détaillé. Transmettez-le à la collectivité concernée par email ou courrier.

2. Réception du Bon de Commande

Une fois votre devis accepté, la collectivité vous fait parvenir :

• Un devis signé avec cachet, OU
• Un bon de commande officiel

⚠️ Information critique : Si vous recevez un bon de commande, identifiez et notez immédiatement :

• Le SIRET de la structure (14 chiffres)
• Le numéro d'engagement (référence unique du bon de commande)
• Le code service (identifiant du service émetteur)

Ces trois éléments sont indispensables au dépôt de votre facture. Leur absence entraînera un rejet automatique.

3. Création de la Facture

Deux approches sont possibles :

Approche A : Saisie directe dans l'interface Chorus Pro (la plateforme génère le document)

Approche B (recommandée) : Création dans votre logiciel de facturation habituel, puis import sur le portail. Cette méthode simplifie votre comptabilité et vous permet de conserver une copie dans vos archives.

4. Dépôt sur le Portail

Cette étape essentielle est détaillée intégralement dans le tutoriel ci-après.

5. Encaissement du Paiement

Après validation par le service comptable de la collectivité, vous percevez votre règlement. Les délais varient généralement entre 30 et 60 jours. Dans la majorité des cas, le versement intervient après réalisation effective de la prestation.

Tutoriel Complet : Déposer Votre Première Facture

Étape 1 : Création de Compte

1. Accédez à la page d'inscription
2. Complétez le formulaire d'inscription avec vos informations professionnelles
3. Validez votre adresse email via le lien de confirmation
4. Connectez-vous à votre espace

Étape 2 : Paramétrage de Votre Structure

1. Créez votre structure d'entreprise (proposé lors du premier accès)
2. Renseignez votre numéro SIRET
   • Si vous ne le connaissez pas : recherchez "votre raison sociale + Pappers" sur Google
3. Complétez les informations de votre société

Étape 3 : Enregistrement des Coordonnées Bancaires

1. Menu "Structures" → "Créer une coordonnée bancaire"
2. Sélectionnez les paramètres :
   • Type : IBAN
   • Pays : France
3. Complétez à partir de votre RIB :
   • Clé IBAN : 2 chiffres après FR (exemple : 76 pour FR76...)
   • BBAN : Concaténation Code banque + Code guichet + Numéro de compte + Clé RIB
   • BIC/SWIFT : Code à 8 ou 11 caractères visible sur votre RIB
   • Numéro de compte : IBAN complet
4. Joignez votre RIB au format PDF
5. Validez l'enregistrement

Étape 4 : Initialisation du Dépôt

1. "Facturation" → "Factures émises" → "Déposer une facture"
2. Sélectionnez "Importer (format de dépôt automatique)"
3. Choisissez "A1 : dépôt par un fournisseur d'une facture"
4. Sélectionnez votre structure puis "Continuer"

Étape 5 : Renseignement des Informations de Facturation

1. Référence bancaire : Sélectionnez le RIB enregistré
2. SIRET destinataire : Saisissez le SIRET à 14 chiffres de la collectivité
3. Code service : Indiquez-le si vous en disposez
4. Références de facturation :
   • Numéro de facture (unique)
   • Date de dépôt
   • Devise (EUR)
   • Numéro d'engagement (obligatoire s'il existe)
   • Type de TVA (sélectionnez "Exonéré" si vous êtes en micro-entreprise)
5. Mode de règlement : Virement
6. Montants : Reportez les montants HT, TVA et TTC

Étape 6 : Ajout des Pièces Justificatives

Attachez les documents nécessaires :

• Le bon de commande (fortement recommandé pour accélérer le traitement)
• Pièces complémentaires si requises (CGV, devis détaillé, attestations...)

Étape 7 : Validation Finale

1. Vérifiez scrupuleusement l'ensemble des informations saisies
2. Cliquez sur "Valider et envoyer"
3. Important : Téléchargez immédiatement le certificat de dépôt pour vos archives comptables

Solutions d'Automatisation : Gagnez du Temps sur la Facturation Publique

Option 1 : Intégrations Natives avec Vos Logiciels

Des solutions comme Pennylane, Sage ou QuickBooks proposent des connecteurs avec Chorus Pro pour pré-remplir automatiquement les informations de facturation.

Avantages :

• Réduction significative du temps de saisie
• Diminution des erreurs de frappe
• Synchronisation automatique avec votre comptabilité

Limites :

• Le SIRET, numéro d'engagement et code service restent à saisir manuellement
• Intervention humaine nécessaire pour chaque dépôt
• Adaptée pour un volume modéré de factures
• Le cycle devis-bon de commande-facturation demeure manuel

Option 2 : Automatisation Intelligente de Bout en Bout

Pour automatiser l'intégralité du flux de facturation publique, des solutions basées sur l'intelligence artificielle permettent de :

✅ Générer automatiquement le devis personnalisé
✅ Transmettre toutes les informations nécessaires à l'organisme public
✅ Réceptionner et analyser le bon de commande automatiquement
✅ Extraire automatiquement SIRET, numéro d'engagement et code service par IA
✅ Déposer la facture sur Chorus Pro sans intervention manuelle
✅ Assurer le rapprochement bancaire automatique

Impact réel : Économisez plusieurs heures par semaine, pas seulement quelques minutes.

Fonctionnement de l'Automatisation par IA

1. Création du devis : Génération à partir d'un modèle ou via API (intégration avec votre site web/CRM)
2. Lien de paiement personnalisé : Envoi automatique à la collectivité
3. Interface dédiée : La collectivité s'identifie et accède au devis
4. Analyse intelligente : L'IA extrait automatiquement toutes les données du bon de commande
5. Dépôt automatisé : La facture est créée et déposée sur Chorus Pro
6. Validation accélérée : La collectivité peut approuver directement dans l'interface

Le processus complet s'exécute automatiquement, du devis au paiement.

Erreurs Courantes à Éviter

SIRET Erroné ou Incomplet

Le SIRET doit comporter exactement 14 chiffres. Une seule erreur suffit à bloquer votre dépôt. Vérifiez systématiquement ce numéro.

Numéro d'Engagement Manquant

Si le bon de commande mentionne un numéro d'engagement, il est obligatoire. Sans ce numéro, la collectivité ne pourra pas valider votre facture.

Coordonnées Bancaires Non Configurées

Vous devez impérativement enregistrer votre RIB avant tout dépôt de facture. Sans coordonnées bancaires validées, le dépôt est impossible.

Format de Fichier Non Compatible

Chorus Pro accepte principalement les formats PDF et XML. Assurez-vous que vos documents respectent ces formats avant téléchargement.

Questions Fréquemment Posées

Quel est le temps nécessaire pour déposer une facture ?

Un utilisateur expérimenté peut effectuer un dépôt en 5 à 15 minutes. Pour un premier dépôt incluant la création de compte et la configuration, comptez 30 à 45 minutes.

Peut-on corriger une facture après validation ?

Non, une fois la facture validée, aucune modification n'est possible. Il faut l'annuler et effectuer un nouveau dépôt avec les informations corrigées.

Y a-t-il des frais d'utilisation ?

Non, Chorus Pro est entièrement gratuit pour les fournisseurs. Aucun frais d'inscription, d'abonnement ou d'utilisation n'est appliqué.

Comment suivre l'avancement de mes factures ?

Accédez à "Facturation" → "Factures émises" dans votre espace. Vous visualisez les statuts : "En cours de traitement", "Validée", "Rejetée" ou "Payée".

Que faire si ma facture est rejetée ?

Vous recevez une notification précisant le motif du rejet (SIRET incorrect, numéro manquant, montants erronés...). Corrigez l'anomalie et soumettez un nouveau dépôt.

Meilleures Pratiques pour des Dépôts Sans Erreur

Créez un Tableau de Suivi Centralisé

Utilisez un fichier Excel ou Google Sheets listant : numéro de facture, nom de la collectivité, SIRET, numéro d'engagement, date de dépôt, statut actuel et date de paiement. Cet outil facilite le pilotage de votre trésorerie.

Anticipez les Délais de Validation

Les organismes publics prennent généralement entre 2 et 10 jours pour valider une facture. Intégrez ces délais dans vos prévisions de trésorerie.

Archivez Systématiquement les Certificats

Après chaque dépôt, téléchargez et conservez le certificat de dépôt. Ce document atteste que vous avez correctement transmis votre facture à la date indiquée.

Formez Vos Collaborateurs

Si plusieurs personnes de votre entreprise déposent des factures, organisez une session de formation interne. Cela réduit drastiquement les erreurs et accélère les processus.

Maîtrisez la Facturation Publique

Déposer une facture sur Chorus Pro devient simple une fois le processus maîtrisé. En suivant ce guide méthodique, vous pouvez facturer sereinement l'ensemble des collectivités et organismes publics français.

Points clés à retenir :

• Notez systématiquement le SIRET, le numéro d'engagement et le code service
• Configurez vos coordonnées bancaires dès la création de votre compte
• Utilisez un logiciel de facturation avec intégration pour simplifier vos opérations
• Envisagez l'automatisation complète si vous traitez régulièrement avec le secteur public

Passez à l'Automatisation

Si vous facturez fréquemment des organismes publics, l'automatisation peut transformer radicalement votre gestion administrative. Les solutions intelligentes éliminent l'intégralité des tâches répétitives et réduisent les risques d'erreur.

Vous avez des questions sur la facturation publique ou souhaitez échanger sur l'automatisation ? N'hésitez pas à les poser en commentaire.

Ressources Complémentaires :

• Portail officiel Chorus Pro
• Commmunauté d'aide sur Chorus
• Centre d'aide et FAQ