Lorsque vous comparez des solutions pour gérer vos factures Chorus Pro, il est tentant de regarder uniquement le prix affiché : prix par facture, forfait mensuel, ou tarif horaire d’un prestataire externe.

En pratique, ce n’est pourtant qu’une partie de l’équation.

Le bon calcul consiste à prendre en compte :

• le temps de saisie
• le temps de vérification
• les allers-retours (pièces manquantes, RIB, KBIS, corrections)
• la coordination (en cas de sous-traitance)
• la saisonnalité (mois creux / mois chargés)

Résultat : deux solutions qui semblent très différentes sur le papier peuvent, une fois les bons paramètres intégrés, être beaucoup plus proches qu’on ne l’imagine.

Pourquoi le “prix par facture” ne suffit pas

Prenons un cas classique.

Vous traitez un certain nombre de factures Chorus Pro chaque mois. Si vous comparez uniquement :

• un coût de sous-traitance à l’heure,
• un coût par facture,
• ou un forfait mensuel,

vous risquez de passer à côté de la vraie question :

Combien vous coûte réellement chaque facture, une fois votre temps (ou celui de votre équipe) pris en compte ?

Dans de nombreux cas, le poste le plus coûteux n’est pas la plateforme elle-même, mais :

• le temps humain mobilisé
• les interruptions
• les erreurs à corriger
• la coordination d’un prestataire (brief, suivi, contrôle)

Les 3 options à comparer

1) Faire en interne (vous ou votre équipe)

C’est souvent la solution la plus simple au départ.

Avantages

• maîtrise complète du processus
• traitement immédiat
• pas de coordination externe

Limites

• chronophage
• dépendance à une personne
• faible scalabilité
• coût caché si la personne mobilisée a une forte valeur horaire

2) Sous-traiter (BPO / assistant / call center)

C’est une option intéressante si vous souhaitez déléguer l’exécution opérationnelle.

Avantages

• coût horaire parfois attractif
• délégation d’une partie du traitement
• capacité à absorber du volume

Limites

• temps de coordination (brief, suivi, relances, contrôle)
• qualité variable selon la qualification
• gestion des exceptions (documents manquants, erreurs, cas particuliers)
• délais potentiellement plus longs selon l’organisation

Le coût horaire seul ne suffit donc pas : il faut intégrer le temps de pilotage de la sous-traitance.

3) Automatiser (module ou service dédié)

L’objectif est de réduire la saisie manuelle et les tâches répétitives.

Avantages

• gain de temps
• meilleure rapidité de traitement
• processus plus stable
• moindre dépendance à une personne

Limites

• coût fixe éventuel (forfait)
• coût perçu comme élevé si le volume est faible
• nécessité de vérifier l’adéquation avec votre saisonnalité

Cette option devient souvent très pertinente lorsque :

• votre volume est régulier
• votre temps est déjà saturé
• vous souhaitez fiabiliser et standardiser le traitement

La bonne méthode de calcul (simple et utile)

Pour comparer correctement, il faut raisonner en coût mensuel total.

A. Coût “fait maison” (interne)

Formule :

Coût mensuel interne = (Nombre de factures / mois × Temps par facture en minutes ÷ 60) × Coût horaire interne

Vous pouvez utiliser :

• votre propre coût horaire (ou la valeur de votre temps),
• ou le coût horaire chargé d’un collaborateur.

B. Coût “sous-traitance”

Formule :

Coût mensuel sous-traitance = (Temps de traitement externalisé + temps de coordination) × coût horaire prestataire

Pensez à intégrer :

• le temps de contrôle
• les échanges de mails / messages
• la transmission des éléments
• la gestion des exceptions

C. Coût “automatisation / service”

Selon le modèle tarifaire, le calcul diffère :

Au volume

Coût mensuel = Nombre de factures × prix par facture

Au forfait

Coût mensuel = forfait mensuel

Modèle mixte (forfait + volume)

Coût mensuel = forfait + (volume × prix unitaire)

Les coûts cachés souvent oubliés

Voici les points qui faussent le plus les comparaisons.

1) Le temps “invisible”

On pense parfois “2 à 3 minutes par facture”, mais on oublie :

• retrouver une information
• corriger une erreur
• relancer un document manquant
• reprendre un dossier interrompu

Ce temps existe, même s’il n’est pas toujours perçu immédiatement.

2) La coordination d’un prestataire

Même avec un tarif horaire faible, il faut :

• expliquer les règles de traitement
• répondre aux questions
• contrôler les résultats
• gérer les cas particuliers

Cette charge de coordination peut suffire à modifier significativement la rentabilité réelle.

3) La saisonnalité

Un forfait peut être très rentable pendant les mois chargés, mais moins adapté en période creuse.

Il est donc utile de comparer au minimum :

• un mois moyen
• un mois haut
• un mois bas

4) Le coût d’opportunité

Le temps que vous consacrez à la saisie n’est plus disponible pour :

• le commercial
• le service client
• le produit
• la relation client
• le pilotage de l’activité

C’est souvent ce point qui change la décision, même lorsque le prix affiché semble plus élevé.

Exemple de comparaison (anonymisé)

Prenons un cas type (chiffres simplifiés) :

• 58 factures / mois
• temps estimé : 2 min 30 par facture (scénario optimiste)
• coût de sous-traitance : 5 €/h
• temps de coordination hebdomadaire à intégrer

Sur le papier, la sous-traitance peut sembler très économique.

Mais si :

• le temps réel par facture augmente,
• des exceptions apparaissent régulièrement,
• la coordination prend plus de temps que prévu,

le coût réel peut rapidement se rapprocher d’une solution automatisée, avec en plus un confort opérationnel moindre.

La conclusion est simple : la rentabilité dépend surtout de vos hypothèses réelles, et pas uniquement du tarif affiché.

Comment décider sans vous tromper

Plutôt que de chercher “la meilleure solution en général”, cherchez la meilleure solution pour votre contexte.

L’interne est souvent pertinent si…

• votre volume est faible
• votre processus est simple
• vous disposez de temps
• votre activité est très variable

La sous-traitance est souvent pertinente si…

• vous devez déléguer rapidement
• votre processus est bien documenté
• vous avez la capacité de piloter la qualité
• vos coûts internes sont élevés

L’automatisation est souvent pertinente si…

• votre volume est régulier
• vous recherchez de la rapidité
• vous manquez de temps
• vous souhaitez fiabiliser et standardiser le traitement

Le plus fiable : tester avec un simulateur

Comme le résultat dépend des hypothèses (temps par facture, coût horaire, coordination, saisonnalité), le plus utile reste une simulation personnalisée.

Un bon simulateur vous permet de comparer :

• votre coût interne
• votre coût de sous-traitance
• le coût d’un service automatisé
• le temps gagné
• le seuil de rentabilité estimé

Vous prenez ainsi une décision rationnelle, fondée sur vos contraintes réelles, et non sur une simple impression de prix.

Conclusion

Comparer une solution Chorus Pro uniquement au prix par facture peut être trompeur.

Le vrai sujet est plus large :

• le temps réellement mobilisé
• la fiabilité du traitement
• la coordination nécessaire
• la saisonnalité de votre activité
• la valeur du temps libéré

Dans certains cas, faire soi-même reste la meilleure solution. Dans d’autres, la sous-traitance est pertinente. Et dans de nombreuses situations, l’automatisation devient rentable plus rapidement qu’on ne l’imagine.

L’essentiel n’est pas de “gagner un débat tarifaire”, mais de choisir la solution la plus efficace pour votre organisation.

À propos de cet exemple

L’exemple présenté ci-dessus est anonymisé et simplifié à des fins pédagogiques. Les chiffres réels peuvent varier selon votre activité, votre volume, votre niveau d’exigence et votre organisation interne.